PPT Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian Internal

Materi Sistem Informasi Akuntansi

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL

A.    Pendahuluan

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

Definisi Sistem Pengendalian Internal. Sistem pengendalian internal adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan Sistem Pengendalian Internal menurut definisi tersebut adalah :

1.      Menjaga kekayaan organisasi

2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.      Mendorong efisiensi, dan

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

B.     Elemen Struktur Pengendalian Internal

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
   Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
   Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :

a)      Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan oleh yang berwenang.

b)      Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

c)      Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d)     Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

e)      Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f)       Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada manajemen puncak.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

C.     Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

D.     Etika dan Struktur Pengendalian

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar. Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

E.     Perlunya Pengendalian

Pengendalian Dan Eksposur

Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur  terhadap risiko. Eksposur tidak semata mata terjadi karena kurang pengendalian.Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur,tetapi pengendalian tidak dapat mempengaruhi penyebab terjadinya eksposur. Eksposur mencaku potensi dampak finansial akibat suatu kejadian dikalikan dengan resiko terjadinya kejadian tersebut.

1.      Eksposur Umum

a)         Biaya yang Terlalu Tinggi

Setiap pengeluaran yang dibuat oleh suatu organisasi potensial untuk menjadi biaya yang terlalu tinggi.Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang bias saja terlalu mahal. Produksi bisa saja tidak efisien sehingga menyerap pembelian dan pemakaian bahan baku dan tenaga kerja yang terlalu banyak. Sehingga biaya yang terlalu tinggi ini akan mengurangi laba.

b)         Pendapatan yang Cacat

Biaya piutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Tagihan hilang atau salah catat sebagai piutang dagang. Penjualan yang telah dibatalkan akibat terlambatnya pengiriman barang yang dipesan. Sehingga pendapatan yang cacat ini akan menjadi pendapatan yang terlalu rendah dan tentu akan mengurangi laba.

c)         Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva

Aktiva dapat hilang akbiat pencurian,tindakan kekerasan,atau bencana alam. Kas, bahan baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan, ini bisa terjadi ssebagai akibat kecerobohan karyawan ataupun tindakan tidak disengaja. Setiap organisasi harus menjaga setiap aktiva yang dimiliki yang memiliki peluang untuk hilang.

d)        Akuntansi yang Tidak Akurat

Kebijakan dan prosedur akutansi dapat salah,tidak tepat atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan transaksi, atau kesalahan klasifikasi transaksi. Dampak kesalahan dapat berakibat pada informasi yang tidak akurat guna pengambilan keputusan.

e)         Interupsi Bisnis

Interupsi bisnis bisa mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis,penghentian permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan usaha.

f)          Sanksi Hukum

Sanksi hukum mencakup denda yang dikenakan oleh pengadilan atau badan legal yang memiliki wewenang atas organisasi dan operasi perusahaan. Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.

g)         Ketidakmampuan untuk Bersaing

Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas dan bisa juga sebagai akibat ketidakefetifan keputusan manajer.

h)         Kecurangan dan Pencurian

Kecurangan merupakan kesengajaan untuk memutarbalikkan kebenaran dengan tujuan untuk mempengaruhi pihak lain untuk menyerahkan sesuatu yang berharga.Kecurangan dan pencurian  dapat dilakukan pihak eksternal maupun pihak internal.

2.      Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih

Ada tiga bentuk kejahatan kerah putih:

a)      Karyawan mencuri harta kekayaan perusahan untuk kepentingan pribadi.

b)      Pencurian harta kekayaan perusahaan oleh karyawan yang berkolusi dengan pihak luar.

c)      Kecurangan manajemen terkait dengan penyalahgunaan aset atau manajemen salah interpretasi terhadap aset.

3.      Kecurangan Manajemen

Kecurangan manajemen meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan maupun pihak ketiga diluar perusahaan  atau keduanya.Manajemen merupakan pihak yang bertanggungjawab untuk membangun pengendalian didalam organisasi. Sehingga manajemen tidak menjadi subjek dari pengendalian tersebut. Oleh karena itu, kecurangan oleh manajemen jarang terdeteksi dibandingkan dengan kecurangan oleh karyawan.

4.      Pelaporan Keuangan yang Menyesatkan

Adalah tindakan sengaja atau tidak sengaja,sebagai akibat niat hati atau kekhilafan yang menyebabkan informasi  dalam laporan keuangan secara material menggangu pengambilan keputusan.

5.      Kejahatan Korporat

Merupakan kejahatan kerah putih  yang menguntungkan suatu perusahaan atau organisasi dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan. Contoh kejahatan perusahaan adalah pembebanan tagihan yang berlebihan kepada pemerintah federal oleh pengembang dan perilaku buruk pada saat penjualan surat berharga pemerintah oleh perusahaan broker

6.      Akuntansi Forensik

Merupakan salah satu dari beberapa istilah yang biasa digunakan untuk menggambarkan aktivitas seseorang yang bertugas mencegah dan mendeteksi kecurangan. NACFE (National Association of Certified Fraud Examiner) merupakan satu organisasi profesional yang dibangun sbagai respon trhadap meningkatnya kecurangan yg trjd dalam bisnis dan pemerintahan. Misi NACFE adalah untuk mengurangi terjadinya kecurangan dan kejahatan kerah outih dan untuk membantu anggota NACFE mendeteksi dan mencegah kecurangan dan kejahatan kerah putih.

7.      Tingkat Keseriusan Kecurangan

Tiga jenis kecurangan yang paling mahal adalah pelanggaran rahasia paten,kecurangan kartu kredit,dan laporan keuangan palsu.Masing masing kasus dari ketiga kasus tersebut melibatkan kerugian lebih dari $1 juta.Pada sebagian besar kasus,kecurangan ditemukan melalui pengendalian internal. Dua metode lain yang paling sering berhasil untuk mengunggkapkan kecurangan  adalah tinjauan auditor internal dan investigasi oleh manajemen.

8.      Pemrosesan Komputer dan Eksposur

Sebagian aspek dari pemrosesan kompuer meningkatkan resiko atau potensi kerugian dalam organisasi,tidak peduli apakah pemrosesan computer digunakan di perusahaan ataupun tidak. Aspek lain dari pemrosesan komputer memicu lahirnya suatu eksposur baru.

9.     Aktiva Pemrosesan Data

Peralatan mainframe computer mrupakan aktiva yg cukup mahal dan membutuhkan lingukan khusus untuk memastikan mainframe tersebut dapat beroperasi secara efisien. Akses yang terbatas harus menjadi pertimbangan utama. Pintu akses masuk ke lokasi sistem komputer seharusnya sedikit saja. Cara untuk membatasi akses ke lokasi komputer bisa dilakukan dengan cara antara lain pintu yang terkunci dengan program tertentu, penjaga keamanan, dan cctv

10.    Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Ada empat siklus aktivitas transaksi bisnis, yaitu:

a)      Siklus pendapatan    : Kejadian yg terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yg terkait dengan distribusi barang dan jasa.

b)      Siklus pengeluaran   : Kejadian yag terkait dengan akusisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.

c)      Siklus produksi        :  Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi barang dan jasa.

d)     Siklus keuangan       : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal termasuk kas.

Manajemen harus mengembangan secara detail tujuan pengendalian untuk setiap siklus transaksi. Tujuan pengendalian ini menjadi dasar untuk analisis.

TUJUAN PENGENDALIAN
Siklus Pendapatan	Pelanggan harus diotorsisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.
	Harga dan termin barang dan jasa yang dijual harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen
	Semua pengiriman barang dan jasa harus diikuti dengan penagihan ke pelanggan.
	Tagihan ke pelanggan harus akurat dan dengan cepat diklasifikasikan, diringkas, dan dilaporkan
Siklus Pengeluaran	Vendor harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh manajemen.
	Karyawan yang direkrut harus sesuai dengan kriteria manajemen.
	Akses terhadap catatan personalia, catatan penggajian, dan catatan potongan gaji hanya diberikan pada pihak tertentu sesuai dengan kritria manajemen.
	Tarif kompensasi&potongan gaji harus diotorisasi sesuai dgn kriteria manajemen.
	Jumlah terutang ke vendor harus akurat dan harus segera dikelompokkan, diringkas, dan dilaporkan.
Siklus Produksi	Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
	Harga pokok produksi harus akurat dan harus segera dikelompokkan, diringkas, dan dilaporkan.
Siklus Keuangan	Jumlah dan waktu transaksi utang harus diotorisasi sesuai dg kriteria manajemen.
	Akses atas kas dan surat berharga hanya diberikan pada pihak tertentu sesuai dengan kritria manajemen.

F.     Komponen Proses Pengendalian Internal

Pengendalian internal merupakan satu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut:   (1) Reliabilitas pelaporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen, yaitu:

a.       Lingkungan Pengendalian

b.      Penaksiran Resiko

c.       Aktivitas Pengendalian

d.      Informasi dan Komunikasi

e.       Pengawasan

Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu:

a.       Tanggung Jawab, terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian internal.

b.      Jaminan yang Masuk Akal, terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu pengendalian.

G.    Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi organisasi. pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan transaksi. pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

1.      Pengendalian Umum

Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut :

a)      Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data.

Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain dalam organisasi.

b)      Prosedur Operasi Secara Umum.       

Mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti.

c)      Karakteristik Pengendalian Peralatan.

Merupakan karakteristik pengendalian yang diinstal di komputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak benar atau operasi peralatan yang salah.

d)     Pengendaian Akses Data Dan Peralatan.

Mencakup prosedur yang terkait dengan akses fisik ke sistem komputer dan data. perlu ada prosedur yang memadai untuk melindungi peralatan dan file data dari kerusakan atau dari pencurian.

2.      Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.

a)      Pengendalian Input

Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data.

b)      Pengendalian Proses

Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.

c)      Pengendalian Output

Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat.

H.    Analisis Proses Pengendalian Internal

Analisis proses pengendalian internal memerlukan pemahaman mengenai proses pada saat proses tersebut dirancang serta pada saat proses tersebut telah dijalankan. Proses pengendalian internal secara rutin mengumpulkan informasi mengenai pelaksanaan tugas – tugas, transfer otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Dokumentasi tugas pengendalian internal ini harus dievaluasi untuk menentukan reliabilitas operasi sistem.

Teknik Analitik

Kuesioner pengendalian internal merupakan salah satu teknik analitik yang lazim digunakan untuk menganalisis pengendalian internal. Kuesioner ini sering menjadi formulir standar di kantor akuntan publik, departemen audit internal, dan organisasi lain yang secara rutin terlibat dengan tinjauan pengendalian internal.

Flowchart analitik juga bisa digunakan dalam analisis pengendalian internal, khususnya jika analisis tersebut melibatkan aplikasi sistem komputer.

Matriks pengendalian aplikasi berguna sebagai formulir analisis yang relevan dengan tinjauan pengendalian internal internal suatu sistem informasi.

Referensi :

wikipedia.org

http://fytriinfo.blogspot.com
http://gudangmakalah.blogspot.com
http://pengembangan-tekhnologi.blogspot.com

http://indrathebandit.blogspot.co.id/2012/11/bab-4-pemrosesan-transaksi-struktur.html

http://cinthyaparamitha.blogspot.co.id/2013/12/pemrosesan-transaksi-dan-proses.html