PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL
A. Pendahuluan
Salah
satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan
ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik
oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran
seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Definisi
Sistem Pengendalian Internal. Sistem pengendalian internal adalah struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan Sistem
Pengendalian Internal menurut definisi tersebut adalah :
1. Menjaga
kekayaan organisasi
2. Mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong
efisiensi, dan
4. Mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen
B.
Elemen Struktur Pengendalian Internal
- Struktur organisasi
yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. - Wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
- Praktek yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara yang umum ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a) Penggunaan
formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung-jawabkan
oleh yang berwenang.
b) Pemeriksaan
mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa
pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang
tidak teratur.
c) Setiap
transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau
satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi
lain.
d) Perputaran
jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan
dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga
persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e) Keharusan
pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f) Pembentukan
unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur SPI yang
lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa
intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini
harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi, serta harus bertanggung jawab kepada manajemen puncak.
- Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Diantara 4 unsur pokok SPI, unsur mutu karyawan merupakan unsur SPI yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung-jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
C.
Alat Pengendalian Pemrosesan
Transaksi
Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan
prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur
pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang
terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian
pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian
aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.
D.
Etika dan Struktur Pengendalian
Banyak
perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman
dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal,
seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di
tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki
budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan
atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan
praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus
memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.
E. Perlunya Pengendalian
Pengendalian Dan
Eksposur
Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi
eksposur terhadap risiko. Eksposur tidak
semata mata terjadi karena kurang pengendalian.Pengendalian berguna untuk
mengurangi eksposur,tetapi pengendalian tidak dapat mempengaruhi penyebab
terjadinya eksposur. Eksposur mencaku potensi dampak finansial akibat suatu
kejadian dikalikan dengan resiko terjadinya kejadian tersebut.
1. Eksposur
Umum
a)
Biaya yang Terlalu Tinggi
Setiap
pengeluaran yang dibuat oleh suatu organisasi potensial untuk menjadi biaya
yang terlalu tinggi.Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang bias saja
terlalu mahal. Produksi bisa saja tidak efisien sehingga menyerap pembelian dan
pemakaian bahan baku dan tenaga kerja yang terlalu banyak. Sehingga biaya yang
terlalu tinggi ini akan mengurangi laba.
b)
Pendapatan yang Cacat
Biaya
piutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Tagihan hilang
atau salah catat sebagai piutang dagang. Penjualan yang telah dibatalkan akibat
terlambatnya pengiriman barang yang dipesan. Sehingga pendapatan yang cacat ini
akan menjadi pendapatan yang terlalu rendah dan tentu akan mengurangi laba.
c)
Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva
dapat hilang akbiat pencurian,tindakan kekerasan,atau bencana alam. Kas, bahan
baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan, ini bisa terjadi
ssebagai akibat kecerobohan karyawan ataupun tindakan tidak disengaja. Setiap
organisasi harus menjaga setiap aktiva yang dimiliki yang memiliki peluang
untuk hilang.
d)
Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan
dan prosedur akutansi dapat salah,tidak tepat atau secara signifikan berbeda
dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan penilaian
transaksi, kesalahan waktu pencatatan transaksi, atau kesalahan klasifikasi
transaksi. Dampak kesalahan dapat berakibat pada informasi yang tidak akurat
guna pengambilan keputusan.
e)
Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis bisa mencakup
penghentian sementara suatu operasi bisnis,penghentian permanen atas operasi
suatu bisnis, atau penutupan usaha.
f)
Sanksi Hukum
Sanksi
hukum mencakup denda yang dikenakan oleh pengadilan atau badan legal yang
memiliki wewenang atas organisasi dan operasi perusahaan. Penghentian kegiatan bisnis bisa saja
terjadi sebagai hukuman dari lembaga pemerintah jika perusahaan melakukan
perbuatan yang melanggar hukum.
g)
Ketidakmampuan untuk Bersaing
Ketidakmampuan
ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang telah dibahas
dan bisa juga sebagai akibat ketidakefetifan keputusan manajer.
h)
Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan
merupakan kesengajaan untuk memutarbalikkan kebenaran dengan tujuan untuk
mempengaruhi pihak lain untuk menyerahkan sesuatu yang berharga.Kecurangan dan
pencurian dapat dilakukan pihak eksternal
maupun pihak internal.
2.
Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Ada tiga bentuk kejahatan kerah putih:
a) Karyawan
mencuri harta kekayaan perusahan untuk kepentingan pribadi.
b) Pencurian
harta kekayaan perusahaan oleh karyawan yang berkolusi dengan pihak luar.
c) Kecurangan
manajemen terkait dengan penyalahgunaan aset atau manajemen salah interpretasi
terhadap aset.
3. Kecurangan
Manajemen
Kecurangan
manajemen meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset
baik oleh karyawan maupun pihak ketiga diluar perusahaan atau keduanya.Manajemen merupakan pihak yang
bertanggungjawab untuk membangun pengendalian didalam organisasi. Sehingga
manajemen tidak menjadi subjek dari pengendalian tersebut. Oleh karena itu,
kecurangan oleh manajemen jarang terdeteksi dibandingkan dengan kecurangan oleh
karyawan.
4. Pelaporan
Keuangan yang Menyesatkan
Adalah
tindakan sengaja atau tidak sengaja,sebagai akibat niat hati atau kekhilafan
yang menyebabkan informasi dalam laporan
keuangan secara material menggangu pengambilan keputusan.
5. Kejahatan
Korporat
Merupakan
kejahatan kerah putih yang menguntungkan
suatu perusahaan atau organisasi dan bukan hanya menguntungkan individu
tertentu yang melakukan kecurangan. Contoh kejahatan perusahaan adalah
pembebanan tagihan yang berlebihan kepada pemerintah federal oleh pengembang
dan perilaku buruk pada saat penjualan surat berharga pemerintah oleh
perusahaan broker
6. Akuntansi
Forensik
Merupakan
salah satu dari beberapa istilah yang biasa digunakan untuk menggambarkan
aktivitas seseorang yang bertugas mencegah dan mendeteksi kecurangan. NACFE
(National Association of Certified Fraud Examiner) merupakan satu organisasi
profesional yang dibangun sbagai respon trhadap meningkatnya kecurangan yg trjd
dalam bisnis dan pemerintahan. Misi NACFE adalah untuk mengurangi terjadinya
kecurangan dan kejahatan kerah outih dan untuk membantu anggota NACFE
mendeteksi dan mencegah kecurangan dan kejahatan kerah putih.
7. Tingkat
Keseriusan Kecurangan
Tiga
jenis kecurangan yang paling mahal adalah pelanggaran rahasia paten,kecurangan
kartu kredit,dan laporan keuangan palsu.Masing masing kasus dari ketiga kasus
tersebut melibatkan kerugian lebih dari $1 juta.Pada sebagian besar
kasus,kecurangan ditemukan melalui pengendalian internal. Dua metode lain yang
paling sering berhasil untuk mengunggkapkan kecurangan adalah tinjauan auditor internal dan
investigasi oleh manajemen.
8. Pemrosesan
Komputer dan Eksposur
Sebagian
aspek dari pemrosesan kompuer meningkatkan resiko atau potensi kerugian dalam organisasi,tidak
peduli apakah pemrosesan computer digunakan di perusahaan ataupun tidak. Aspek
lain dari pemrosesan komputer memicu lahirnya suatu eksposur baru.
9. Aktiva
Pemrosesan Data
Peralatan
mainframe computer mrupakan aktiva yg cukup mahal dan membutuhkan lingukan
khusus untuk memastikan mainframe tersebut dapat beroperasi secara efisien.
Akses yang terbatas harus menjadi pertimbangan utama. Pintu akses masuk ke
lokasi sistem komputer seharusnya sedikit saja. Cara untuk membatasi akses ke
lokasi komputer bisa dilakukan dengan cara antara lain pintu yang terkunci
dengan program tertentu, penjaga keamanan, dan cctv
10. Tujuan
Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian
berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organisasi
sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Ada empat siklus aktivitas
transaksi bisnis, yaitu:
a) Siklus
pendapatan : Kejadian yg terkait dengan
distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yg
terkait dengan distribusi barang dan jasa.
b) Siklus
pengeluaran : Kejadian yag terkait
dengan akusisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban
terkait dengan akuisisi tersebut.
c) Siklus
produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi
bahan baku menjadi barang dan jasa.
d) Siklus
keuangan : Kejadian yang terkait
dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal termasuk kas.
Manajemen
harus mengembangan secara detail tujuan pengendalian untuk setiap siklus
transaksi. Tujuan pengendalian ini menjadi dasar untuk analisis.
|
TUJUAN PENGENDALIAN
|
|
|
Siklus Pendapatan
|
Pelanggan harus diotorsisasi sesuai dengan
kriteria yang ditetapkan manajemen.
|
|
Harga dan termin barang dan jasa yang dijual
harus diotorisasi sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen
|
|
|
Semua pengiriman barang dan jasa harus diikuti
dengan penagihan ke pelanggan.
|
|
|
Tagihan ke pelanggan harus akurat dan dengan
cepat diklasifikasikan, diringkas, dan dilaporkan
|
|
|
Siklus Pengeluaran
|
Vendor harus diotorisasi sesuai dengan kriteria
yang ditetapkan oleh manajemen.
|
|
Karyawan yang direkrut harus sesuai dengan
kriteria manajemen.
|
|
|
Akses terhadap catatan personalia, catatan
penggajian, dan catatan potongan gaji hanya diberikan pada pihak tertentu
sesuai dengan kritria manajemen.
|
|
|
Tarif kompensasi&potongan gaji harus
diotorisasi sesuai dgn kriteria manajemen.
|
|
|
Jumlah terutang ke vendor harus akurat dan harus
segera dikelompokkan, diringkas, dan dilaporkan.
|
|
|
Siklus Produksi
|
Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan
kriteria manajemen.
|
|
Harga pokok produksi harus akurat dan harus
segera dikelompokkan, diringkas, dan dilaporkan.
|
|
|
Siklus Keuangan
|
Jumlah dan waktu transaksi utang harus
diotorisasi sesuai dg kriteria manajemen.
|
|
Akses atas kas dan surat berharga hanya diberikan
pada pihak tertentu sesuai dengan kritria manajemen.
|
|
F.
Komponen
Proses Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan satu proses yang
dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya
tujuan berikut: (1) Reliabilitas
pelaporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kesesuaian
dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Proses pengendalian internal suatu
organisasi terdiri dari lima elemen, yaitu:
a. Lingkungan
Pengendalian
b. Penaksiran
Resiko
c. Aktivitas
Pengendalian
d. Informasi
dan Komunikasi
e. Pengawasan
Konsep pengendalian
internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu:
a. Tanggung
Jawab, terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan direksi untuk
membangun dan memelihara proses pengendalian internal.
b. Jaminan
yang Masuk Akal, terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu
pengendalian.
G.
Pengendalian
Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur
yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal
diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus
transaksi organisasi. pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian
umum dan pengendalian aplikasi. pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan
transaksi. pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk
setiap aplikasi tertentu.
1. Pengendalian
Umum
Pengendalian
umum mencakup hal-hal berikut :
a) Perencanaan
Organisasi Pemrosesan Data.
Perencanaan
organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi
pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain
dalam organisasi.
b) Prosedur
Operasi Secara Umum.
Mencakup
manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang
harus diikuti.
c) Karakteristik
Pengendalian Peralatan.
Merupakan
karakteristik pengendalian yang diinstal di komputer untuk mengidentifikasi
penanganan data yang tidak benar atau operasi peralatan yang salah.
d) Pengendaian
Akses Data Dan Peralatan.
Mencakup
prosedur yang terkait dengan akses fisik ke sistem komputer dan data. perlu ada
prosedur yang memadai untuk melindungi peralatan dan file data dari kerusakan
atau dari pencurian.
2. Pengendalian
Aplikasi
Pengendalian
aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta
pengendalian output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam
siklus pemrosesan data.
a) Pengendalian
Input
Pengendalian
input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan
data.
b) Pengendalian
Proses
Pengendalian
proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi
sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang
terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang
mestinya tidak ikut diproses.
c) Pengendalian
Output
Pengendalian
output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan
menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara
tepat.
H.
Analisis
Proses Pengendalian Internal
Analisis proses pengendalian internal memerlukan
pemahaman mengenai proses pada saat proses tersebut dirancang serta pada saat
proses tersebut telah dijalankan. Proses pengendalian internal secara rutin
mengumpulkan informasi mengenai pelaksanaan tugas – tugas, transfer otoritas,
persetujuan, dan verifikasi. Dokumentasi tugas pengendalian internal ini harus
dievaluasi untuk menentukan reliabilitas operasi sistem.
Teknik
Analitik
Kuesioner pengendalian internal merupakan salah satu
teknik analitik yang lazim digunakan untuk menganalisis pengendalian internal.
Kuesioner ini sering menjadi formulir standar di kantor akuntan publik,
departemen audit internal, dan organisasi lain yang secara rutin terlibat
dengan tinjauan pengendalian internal.
Flowchart analitik juga bisa digunakan dalam analisis
pengendalian internal, khususnya jika analisis tersebut melibatkan aplikasi
sistem komputer.
Matriks pengendalian aplikasi berguna sebagai
formulir analisis yang relevan dengan tinjauan pengendalian internal internal
suatu sistem informasi.
Referensi :
wikipedia.org
http://fytriinfo.blogspot.com
http://gudangmakalah.blogspot.com
http://pengembangan-tekhnologi.blogspot.com
http://gudangmakalah.blogspot.com
http://pengembangan-tekhnologi.blogspot.com
No comments :
Post a Comment